Jen polovina projektů v České republice skončí včas a s původním rozpočtem

Společnost Ernst  Young provedla průzkum zaměřený na projektové řízení ve firmách v České republice. Průzkum mimo jiné ukázal, že firmy realizují projekty poměrně často, avšak jen polovina z nich je realizována v původně plánovaném termínu a bez překročení nákladů. Přibližně 40 % firem dle průzkumu využívá pro řízení projektů specializovaných projektových manažerů, téměř polovina má specializovanou organizační jednotku – projektovou kancelář.

Průzkum realizovala společnost Ernst & Young na konci roku 2005. Zúčastnily se jej téměř čtyři desítky firem, z nichž 80 % mělo více než 500 zaměstnanců. Průměrné roční tržby zúčastněných firem dosahovaly téměř 6,5 mld. Kč. Velká většina těchto firem (89 %) působí kromě ČR také v zahraničí.

„Zejména větší firmy se setkávají stále častěji s náročnými úkoly, k jejichž vyřešení je potřeba speciálního projektu. Obecně se realizace projektů daří, velmi často však se zpožděním či s navýšením nákladů,“ zhodnotil výsledky průzkumu Jan Fanta, partner Ernst & Young. „Příčin tohoto stavu je více. Za jednu z nejdůležitějších však považuji to, že projekty často vedou lidé, kteří jsou sice odborníky na obsah daného projektu, ale chybí jim znalosti z oblasti projektového řízení, které jsou pro úspěšnou realizaci klíčové,“ dodal.

Typický projekt, který firmy v ČR realizují, se svými náklady pohybuje pod hranicí 100 tisíc dolarů (přibližně 2,4 mil. Kč) a jeho realizace trvá mezi 3 až 12 měsíci. Realizované projekty se nejčastěji zaměřují na oblast IT, zlepšení v oblasti interních procesů a organizace a na vývoj nových produktů.

Vzhledem ke své náročnosti je často realizace projektů spojena s komplikacemi. Podle průzkumu jen necelá polovina započatých projektů končí v předpokládaném termínu a bez překročení rozpočtu. 46 % projektů je dokončeno se zpožděním, u 35 % dochází k překročení rozpočtu. Průměrné zpoždění i průměrné navýšení nákladů se shodně pohybuje okolo pětiny plánovaného času či rozpočtu. Přibližně v 5 % se projekt nepodaří dokončit vůbec. „Mezi pět nejfrekventovanějších příčin zmaření projektů patří: změny rozsahu či zadání, nedostatečná podpora vrcholového vedení, nedostatečný či příliš optimistický rozpočet či časový plán, nemotivující podnikatelský záměr (business case) a problémy v komunikaci,“ řekl Petr Knap, Senior Manager Ernst & Young.

Velikost typického projektového týmu se pohybuje mezi 5 až 10 lidmi. Pouze 40 % společností používá pro vedení projektů specializovaných projektových manažerů. Manažery projektů zhodnotila téměř polovina respondentů jako obvykle odborně fundované, co se týče předmětu projektu, domnívali se však zároveň, že jim chybí dostatečné schopnosti pro řízení projektu. Přibližně polovina respondentů uvedla existenci projektové kanceláře, v níž pracuje v průměru 2,5 zaměstnance (ekvivalent 2 zaměstnanců na plný úvazek a jednoho na poloviční).

Nejrozšířenějším standardem vedení projektu jsou metodiky Project Management Institute (PMI). Mezi nejčastější nástroje, používané při projektovém řízení, patří projektové plány a harmonogramy, odhady nákladů, zprávy o postupu prací a určení projektových odpovědností. Mezi nejvíce používané nástroje naopak nepatří řízení rizik a komunikační plány.

O průzkumu
V dnešní době se organizace setkávají s problémem, jak úspěšně realizovat stále rozsáhlejší a komplexnější projekty (nebo programy). Ačkoli jsou projekty potřebné pro to, aby se organizace rozvíjela, je dobře známo, že vyžadují obrovské úsilí a zdroje a že jejich úspěšnost často bývá nízká.
Aby společnost Ernst & Young v Praze získala informace o nástrojích a metodách, postupech vedení projektu, jeho úspěšnosti, způsobu, jakým je organizována realizace projektu, existenci PMO (Project Management Offices – projektová kancelář) v rámci organizací a další údaje, provedla přímý průzkum u velkých českých společností. Tento dokument je stručným výtahem pro manažery obsahující vybrané výsledky průzkumu doplněné naším komentářem.
Tento průzkum byl prvním svého druhu se zaměřením na postupy vedení projektu, který společnost Ernst & Young v České republice realizovala. Byl proveden během listopadu a prosince roku 2005 a navazovala na něj řada rozhovorů. Cílovou skupinou byly velké společnosti sídlící v České republice, z nichž naprostá většina má více než 500 zaměstnanců.

O respondentech
Bylo vráceno 30 vyplněných dotazníků od společností působících v různých sektorech. Nejvýznamněji byly zastoupeny následující obory: výroba a zpracovatelský průmysl 21%, maloobchod a spotřební zboží 17%, telekomunikace a technologie 17% a finanční služby 13%.
Více než 80% respondentů představovaly společnosti s více než 500 zaměstnanci. Průměrné tuzemské tržby společností, které se průzkumu zúčastnily, činily 270 mil. USD. Drtivá většina z nich působí také v zahraničí (89%). Respondenty byly nejčastěji CFO (32%) či členové PMO (28%). Organizace mají rozsáhlé zkušenosti s projekty, 61% zúčastněných organizací zahájilo v průběhu posledních 12 měsíců alespoň 10 nových projektů.

Projekty společností
Náklady na 69% projektů činí v průměru méně než 100 000 USD; 81% projektů trvá od 3 do 12 měsíců a typický projektový tým má 5 – 10 členů. Realizované projekty se nejčastěji zaměřují na oblast IT, zlepšení v oblasti interních procesů a organizace či na vývoj nových produktů.
5% projektů bylo zmařeno nebo zrušeno před plánovaným dokončením, 46% projektů bylo dokončeno pozdě (typické je až 20% zpoždění v porovnání s plánovaným datem ukončení) a 35% překročilo rozpočet (obvykle až o 20%). Jen méně než 50% projektů bylo dokončeno včas a nepřekročilo daný rozpočet.
Mezi pět nejfrekventovanějších příčin zmaření projektů patří: změny rozsahu, nedostatečná podpora vrcholového vedení/sponzora, nedostatečný/příliš optimistický rozpočet či časový plán, nemotivující business case a komunikační problémy.

Vedení projektu
Pro pouze asi 40% organizací je typické, že pro vedení projektů využívají specializovaných projektových manažerů. Většina organizací má více než pět projektových manažerů.
Téměř polovina respondentů se domnívala, že projektoví manažeři, kteří projekty vedou, zřídka mívají dostatečné schopnosti pro řízení projektu, ačkoli mívají znalosti týkající se věcně předmětu projektu.
Určitá část činností při řízení projektu je realizována formou outsourcingu. Nejtypičtěji to bývá poradenství ve fázi realizace projektu, přímá realizace projektu dodavatelem a předběžná analýza.

Projektová kancelář
Asi polovina respondentů uvedla existenci projektové kanceláře (PMO) s průměrným počtem 2,5 zaměstnanců. PMO bývá přímo podřízena CEO (58%).
Mezi nejvýznamnější aktivity PMO patří identifikace a vývoj metodiky vedení projektu, nejlepších postupů a standardů, koordinace vzájemné provázanosti projektů a centrální monitorování harmonogramů a rozpočtů všech projektů.
Respondenti vyjádřili různé názory na užitečnost a schopnosti PMO, od “vyžaduje značné zlepšení” po “schopná a kvalifikovaná”.
V rámci našeho průzkumu jsme použili následující definici kanceláře vedení projektu (PMO): stálý koordinační orgán, který obvykle stanoví metodiky pro řízení projektů, poskytuje podporu projektovým manažerům a koordinuje různé projekty.

Nástroje projektového řízení
Mezi používané „povinné“ nástroje patří projektové plány a harmonogramy, odhady nákladů, stavové zprávy a určení projektových odpovědností. Řízení rizik a komunikační plány mezi nejvíce používané nástroje nepatří.
Project Management Institute (PMI) je nejrozšířenějším standardem vedení projektu. Dodržení standardů vedení projektu je považováno za poměrně obvyklé.

Rozsah projektu a náklady
Projekty obvykle netrvají dlouho a jsou vedeny vcelku efektivně. Typický projekt trvá od 3 do 12 měsíců (81%). Vynaložené náklady činí méně než 100 00 USD (69%).
Typický projektový tým má 5 – 10 členů (62%) a skládá se ze zaměstnanců více oddělení, případně i ze zástupců externích smluvních partnerů/dodavatelů (85%).

Úspěšnost projektu
V posledních 5 letech bylo v organizacích respondentů zahájeno v průměru 125 projektů; rozsah je 5 – 600, tj. 1 – 120 v ročním průměru.
5% projektů bylo zmařeno nebo zrušeno před plánovaným dokončením. Ze všech dokončených projektů: 46% bylo dokončeno se zpožděním a 35% překročilo rozpočet.
Necelých 50% projektů bylo dokončeno včas a související vynaložené náklady nepřekročily rozpočet.

Průměrné zpoždění a překročení rozpočtu
Průměrné zpoždění obvykle činilo 20% z časového rámce (65%). Rozpočet byl obvykle překročen o méně než 20% (73%).
Průměrné hodnoty mohou skrývat a pravděpodobně skrývají některé významné výkyvy. Nicméně, výsledky jsou celkově lepší než v případě jiných zahraničních studií.

Důvody neúspěchů
Mezi pět nejvýznamnějších důvodů neúspěšných projektů patří:

• Změny rozsahu projektu v průběhu času
• Nedostatečná podpora vrcholového vedení/ sponzora
• Nedostatečný/příliš optimistický rozpočet a harmonogram
• Nemotivující business case
• Komunikační problémy

Řízení rizik překvapivě nebylo shledáváno hlavním důvodem neúspěšných projektů (pouze 10%) a ani odpor zaměstnanců nebyl uváděn mezi hlavními důvody (13%).

Hodnocení úspěšnosti projektu
Znepokojivě vysoký počet respondentů (40%) uvedl, že nezná přibližnou roční ztrátu příležitosti způsobenou neúspěšnými projekty. Ztráta byla, navzdory počtu přiznaných projektů, obvykle docela malá ve vztahu k tržbám – asi polovina respondentů uvedla, že přišli pouze o přímé náklady na projekt nebo maximálně o 1% z výnosů.

Kancelář vedení projektu
Asi polovina respondentů uvedla existenci jedné projektové kanceláře (PMO). Průměrný počet zaměstnanců činí 2,5; rozsah je od 0,5 (poloviční úvazek) po ekvivalent sedmi zaměstnanců na plný pracovní úvazek.
Ve většině případů (58%) je PMO podřízená CEO. Ze společností, které přiznaly existenci PMO, jich 42% tuto kancelář mělo již minimálně tři roky.
Více než 40% respondentů tvrdí, že jejich PMO pokrývá sedmdesát pět či více procent ze všech realizovaných projektů.

Kvality PMO
Respondenti vyjádřili různé názory na užitečnost a schopnosti PMO. Tento názor pravděpodobně závisí na pozici respondenta a jeho nedávných zkušenostech. Názory byly rovnoměrně rozděleny mezi pozitivní i negativní komentáře.
V konkrétním vyjádření, 33% respondentů cítí potřebu zlepšení činnosti PMO, na druhé straně, 25% považuje firemní PMO za kompetentní a kvalifikované

Celkové hodnocení
Jen menšina (27%) respondentů považovala za nutné zlepšit své postupy vedení projektu, dalších 19 % ovšem hodnotilo schopnosti své organizace v oblasti projektového řízení pouze jako „uspokojivé“. Nejčastěji zmiňovanými faktory, kterými postupy projektového řízení prospívají organizaci byly koordinace projektů a standardizace. Méně často byly zmiňovány lepší kontrola a rychlejší dodání.