Před pár měsíci zde vyšla recenze knihy Richarda Kocha s názvem Pravidlo 80/20, která ukazuje jak dosáhnout co nejlepších výsledků s minimálním úsilím. Hlavním závěrem z celé knihy je skutečnost, kterou vymyslel italský ekonom a sociolog Vilfredo Pareto, že 80% výsledků vyplývá z vynaložení jen 20% zdrojů. Tato skutečnost platí jak pro firmu, tak také i pro jednotlivce, ať již v pracovní činnosti nebo v osobním životě.
Ve většině případech je Paretovo pravidlo zmiňováno a také uplaťňováno v podnikání – segmentace výrobků a služeb, zákazníků, dodavatelů, odběratelů a podobně. Málokdy se však toto všeobecně platné pravidlo zmiňuje a uplaťňuje v osobním životě.
Většina čtenářů může zmínit, že používat toto pravidlo i v osobním životě může být zvláštní a možná i cynické. Vzhledem k tomu, že o ekonomech se říká, že cyničtí jsou (což mohu demonstrovat třeba na příkladu mé spolustudentky, která na předmět vícekriteriální rozhodování v ekonomii vypracovala cvičení ohledně efektivního výběru životního partnera podle kritérií věk, zdraví, příjmy a aktiva, rodinné prostředí, kariérní prognóza partnera do 10 let a s malou váhou i láska a přitažlivost), mohu tedy, jako ekonom, směle v tomto článku pokračovat.
Jak Paretovo ekonomické pravidlo co nejlépe využít i pro osobní život? Například jej můžeme použít pro činnosti v domácnosti.
Segmentace činností
Pokud máte efektivně vykonat za den několik činností, investice do každé (časová, energetická) z nich závisí na tom, která vám přinese největší výsledek.
Většina lidí provede tyto činnosti se stejným podílem času a energie, protože vychází z úvahy, že existuje lineární souvislost mezi vstupy a výstupy, tedy, že splněním 20% denních činností se získá 20% denních výsledků. Zbývá teď jen určit jak jednotlivé činnosti seřadit.
Někdo si tyto činnosti seřadí podle toho, jaký k nim má vztah. Začne s těmi příjemnými a nepříjemné odsouvá na pozdější čas. To není zrovna dobré rozřazení, protože většinou právě ty nejpříjemnější činnosti nejsou ty nejdůležitější. Například vyřízení reklamace se zcela jistě, pokud není člověk masochista nebo nepracuje přímo v reklamačním oddělení, zařadí podle těchto kritérií až na konec seznamu činností.
Kdo má již větší zkušenosti s organizací práce, seřadí si činnosti podle jejich důležitosti na skupinu A, B a C. Do skupiny A zařadí nejdůležitější činnosti, do skupiny B pak činnosti, které už nejsou tak důležité a do skupiny C spadnou všechny ostatní činnosti. V tomto případě se vyřizují nejdříve nejdůležitější aktivity.
Máme například pět úkolů:
- zajištění opravy rozbité pračky,
- nákup na 14 dní v hypermarketu na okraji města,
- vyřízení reklamace v bance,
- učení se se synem matematiku před zítřejší písemkou,
- přečtení důležitých materiálů na zítřejší poradu.
Pokud bychom se pustlili do plnění úkolů podle příjemnosti, mohli bychom činnosti provést například v pořadí 1,2,4,3,5. Je to samozřejmě jen subjektivní výběr, protože někdo může považovat za nejhorší reklamaci, jiný zase několika hodinový nákup.
Když si rozřadíme úkoly do tří skupin podle subjektivní důležitosti, můžeme dostat například následující přiřazení: A – 4,5,1 (55% volného času); B – 2 (35%), C – 3 (10%).
Pravidlo 80/20 však říká, že 20% vstupů nevytváří 20% výstupů, ale 80%! To je ale úplně jiný styl myšlení než na jaký jsme celý život zvyklí.
Dvacet procent činností tedy podle tohoto pravidla generuje 80% výsledků. Z tohoto poměru vyplývá, že jen pětina věcí je nyní důležitá a čtyři pětiny nejsou. Je tedy potřeba najít v našich uvedených pěti činnostech tu pětinu (1 činnost) a pak jí věnovat nejvíce času, energie nebo financí (nejlépe 80%) a zbylý čas rozdělit mezi ostatní činnosti. Tuto pětinu nalezneme tak, že například seřadíme činnosti sestupně podle výsledku, který nám v konečném důsledku přinesou.
Segmentace kamarádů a přátel
Stejně tak můžeme uplatnit Paretovo pravidlo na kamarády a přátele. Zkuste si na papír, ale ještě lépe do Excelu, napsat všechny své kamarády a přátele. Nejlépe vám k tomu poslouží telefonní seznam ve vašem mobilu, který můžete navíc v dnešní době pohodlně překopírovat do počítače. Když máte tento soupis připraven, ke každému jménu přidejte do dalších sloupců dvě hodnoty:
- přibližný čas, který s každým měsíčně strávíte,
- emoční hodnota (jak velkou emoci vnímáte při setkání s tímto člověkem) – záleží na vás jaké vyjádření budete používat – body, koeficient, a pod.
Až budete mít tyto dvě hodnoty u všech osob zadány, udělejte si dva seznamy. Jeden seřazený podle stráveného času a druhý podle emoční hodnoty. Srovnáním dostanete určitě velmi zajímavou zpětnou vazbu.
Nyní použijte výše uvedené Paretovo pravidlo 80/20 a pokuste se pětině osob s největší emoční hodnotou věnovat 80% svého času, a tím omezit čas u osob na konci emočního seznamu. V některých případech to půjde těžko (třeba neoblíbený kolega v práci nebo šéf), ale i když změnu u této osoby neprovedete žádnou nebo jen malou, zjištění, kde se tato osoba ve vašem seznamu nachází, má velký význam. I jen malá změna vám může přinést čas, který můžete věnovat někomu jinému.
Jak jsem se již zmínil, pravidlo 80/20 nám přináší úplně jiný pohled na svět. Když se budeme snažit nacházet těch 20% důležitých věcí, abychom jim věnovali 80% času, energie nebo peněz, naše produktivita nejen v pracovních činnostech a spokojenost v osobním životě se bude zvyšovat.
Follow
