Současná ekonomická situace nutí stále větší počet společností přehodnocovat své obchodní strategie. Obavy z budoucnosti však nesdílí pouze vrcholový management. Otázky, nakolik nadcházející změny ovlivní jejich profesní kariéru, si kladou i řadoví zaměstnanci.
Aktivní komunikace se zaměstnanci a strategická personální rozhodnutí jsou klíčová v každé době. Zvlášť důležitými se pak stávají v nelehkých časech. Způsob, jakým se společnosti chovají ke svým zaměstnancům a zákazníkům, do značné míry určí, jak dobře toto období zvládnou.
Není to poprvé, kdy se firmy musí vyrovnat s nepříznivými okolnostmi. Společnosti se proto mohou poučit z minulosti – jak z dobrých, tak ze špatných zkušeností. Abychom vám pomohli udržet si klíčové zaměstnance a zachovat klidný chod firmy i v období změn, připravili jsme pro vás přehled nejběžnějších manažerských chyb, které se často dělají v dobách nejisté ekonomiky. Součástí tohoto přehledu jsou i tipy, jak se takovým chybám vyvarovat.
Cílem této příručky je připomenout si úskalí, se kterými má zkušenost téměř každý manažer. Přijmout následná opatření, která vám pomohou vyvarovat se případných chyb, vám umožní vytvořit příjemnější a zároveň produktivnější pracovní prostředí. I to je cesta jak ke krátkodobým, tak k dlouhodobým profesním úspěchům.
Morálka a udržení zaměstnanců 1. Domnívat se, že zaměstnanci neunesou pravdu
Otevřená komunikace i o poklesu vašich obchodních výsledků dává zaměstnancům pocit, že mají určitou kontrolu nad danou situací. Pokládejte na poradách, interních schůzkách otázky typu: „Co se stalo v minulosti, když došlo ke snížení obchodní činnosti? Jak společnost tuto situaci řešila? Jak se můžeme poučit z této zkušenosti, jak ji využít v současné situaci?“ Kromě faktu, že si zaměstnanci uvědomí, že jsou do řešení dané situace více zapojeni, se tak dozvíte i jejich zajímavé návrhy.
2. Obviňovat vrcholový management.
V případě, že jste manažerem, který musí zaměstnancům sdělovat i špatné zprávy, můžete inklinovat k tomu, že tyto zprávy doplníte větami typu: „Já bych tuto situaci řešil jinak, ale jedná se o rozhodnutí vrcholového managementu.“ Přestože se tím můžete na chvíli vyhnout nepříjemným reakcím ze stran zaměstnanců, dáváte tak najevo, že nesouhlasíte s vedením společnosti, což zaměstnancům na klidu nepřidává. Namísto toho je lepší seznámit zaměstnance se změnami a s důvody, které k těmto změnám vedou, včetně toho, jak můžou pomoci firmě tyto problémy překonat.
3. Myslet si, že lidé jsou rádi, že vůbec mají práci.
Tento předpoklad je založen na domněnce, že lidé jsou v době oslabené ekonomiky rádi, že mají jistotu v podobě pracovního místa. Přestože to v některých případech může být pravda, vždy pamatujte na to, že nejschopnější zaměstnanci mají vždy na výběr. Schopní zaměstnanci se vždy prosadí na trhu práce bez ohledu na to, o jakou dobu se jedná. Vy ale chcete, aby ti nejlepší zaměstnanci zůstali ve vaší společnosti dlouhodobě.
4. Nehledat externí zdroje.
Vaši zaměstnanci mohou mít rozličné obavy a mohou klást otázky, na které vy (vaše společnost) nemáte odpověď. Nebojte se využívat služeb jiných odborníků. Pokud vám zaměstnanci kladou otázky například ohledně penzijního připojištění, možnosti spoření, zajistěte jim finanční poradenství, kde jim poskytnou příslušné informace a odborně poradí.
5. Nesdělovat informace o firemních nákladech.
Mnoho zaměstnanců netuší, kolik firma vydává na zaměstnanecké výhody – seznamte je s firemními výdaji za jazykové kurzy, penzijní připojištění, stravenky, lékařskou péči atd.
6. Omezovat samostatnost a týmovou práci.
Jakmile začínají obchodní výsledky klesat (nebo stagnovat), mají některé společnosti tendenci přistupovat k řízení společnosti hierarchickou strukturou s nadějí, že tak zvýší kontrolu nad činností společnosti a obnoví tak zisk společnosti. Nedovolit zaměstnancům podílet se na řízení společnosti a neumožnit jim samostatně se rozhodovat se vám však nemusí vyplatit. Zejména pak mezi zaměstnanci z řad „generace Y“, kteří si autonomie a možnosti spolupráce s ostatními kolegy velmi cení.
7. Omezovat motivačních odměny.
Škrtání v rozpočtech by nemělo znamenat škrtání motivačních odměn. Motivační odměny, které z pohledu nákladů firmy nezatíží vůbec či jen minimálně, mohou mít významný pozitivní dopad. Buďte kreativní ve způsobu, jakým své zaměstnance oceňujete. Vstupenky na výstavu umění, volné odpoledne, pochvala na poradě nebo osobní písemné poděkování za práci nad rámec povinností nepředstavují nákladný způsob, jak můžete projevit uznání.
8. Předpokládat, že stejný metr platí na všechny.
Pamatujte, že odměny nejsou vnímány všemi stejně. Buďte v pravidelném kontaktu se svými zaměstnanci, zajímejte se o jejich práci a o to, co je motivuje. Jakou práci by rádi dělali za rok? Za pět let? Jakým způsobem můžete upravit jejich pracovní náplň tak, aby je více naplňovala již nyní? Vytvořte si plán pro splnění těchto cílů. I v případě, kdy se zaměstnancům nemůžete zavázat konkrétními plány, dáte jim tím najevo, že se s nimi v rámci společnosti dlouhodobě počítá.
9. Krátkozrace uvažovat pří škrtání nákladů.
Pokud okolnosti vyžadují propouštění, vyčkejte do doby, než budete schopni vše posoudit z celkového pohledu. Následně dejte výpovědi jednorázově. Pokud napoprvé provedete taková opatření najednou, minimalizujete tím ztrátu pracovní morálky zaměstnanců, kteří by čekali, kdy dostanou výpověď i oni.
10. Opomíjet vyšší smysl vaší práce.
Co vás i vaše zaměstnance motivuje k tomu, abyste každý den přišli do práce? Pravděpodobně to není proto, abyste zjistili, jak velký zisk pro společnost vytváříte. Přemýšlejte o své práci ze širšího úhlu pohledu: vyrábí vaše společnost produkty či poskytuje služby, které usnadňují ostatním život či práci? Je díky vám práce pro klienty nebo zákazníky bezpečnější nebo radostnější? Podílí se vaše společnost na dobročinných aktivitách? Uvědomte si i tento vyšší smysl práce ve vaší společnosti a přesvědčte se, že si ho uvědomují i vaši zaměstnanci.
Produktivita 11. Posedlost poradami.
V průzkumu provedeným naší společností označilo 27 % dotazovaných zaměstnanců za největší ztrátu času v práci právě porady. Přehodnoťte všechny vaše schůzky a než na příští pondělí svoláte poradu, dobře si to rozmyslete.
12. Ořezávat náklady na školení.
Buďte obezřetní při škrtání v rozpočtu určeného na rozvoj zaměstnanců, protože rozvíjení jejich dovedností se vyplácí z krátkodobého i z dlouhodobého hlediska. Dbejte však na to, aby tato školení byla účinná a efektivní. Požadujte po dodavatelích reference a využívejte online školení a semináře. Pokud se zaměstnanec účastní semináře nebo konference, zajistěte, aby se o nové poznatky podělil s ostatními kolegy.
13. Mít přemrštěné nároky – dělat úkoly neproveditelnými.
Propouštění a škrty v rozpočtu můžou znamenat, že jeden zaměstnanec pracuje za dva nebo dokonce za tři zaměstnance. V takovém případě rozhodněte, které úkoly jsou nezbytné a na ty se zaměřte. Zbývající povinnosti delegujte, podle potřeby využijte specializovaných agenturních zaměstnanců nebo tyto úkoly odložte. To vám pomůže zabránit přetěžování vašich zaměstnanců nebo tomu, aby tyto úkoly nebyli schopni splnit.
14. Zaneprázdněný znamená produktivní.
Nehodnoťte zaměstnance podle toho, který z nich vykazuje nejvíce odpracovaných hodin nebo poskytuje nejpodrobnější aktuální informace o projektu. Místo toho odměňujte zaměstnance podle výsledků, kterých dosahují s ohledem na cíle společnosti.
15. Odkládat nábor zaměstnanců.
I v nejistých dobách (a někteří by namítli, že zvlášť v nejistých dobách) je důležité i nadále budovat a posilovat tým zaměstnanců. Zaměstnanci, po kterých se neustále požaduje více, se mohou dostat do stavu snížené produktivity, pokud jejich tým nebude posílen novými zaměstnanci. Přestože můžete váhat při náboru zaměstnanců na plný úvazek, dokud nebude zjevné, že tato potřeba bude trvalá, uvažujte o projektových specialistech, kteří nedostatek kmenových zaměstnanců v konkrétních obdobích doplní.
16. Vytvářet atmosféru strachu.
Dejte zaměstnancům najevo, že mohou bez obav požádat o pomoc s daným projektem. Vaši nejspolehlivější zaměstnanci budou často těmi nejpřetěžovanějšími, kteří budou jen neradi komunikovat. Možná se vám do toho nebude chtít zasahovat, ale je to vždy ta lepší varianta než nedodržet termíny nebo ztratit klíčového zaměstnance z důvodu syndromu vyhoření.
17. Vytvářet překážky
Zpomalují vaše zaměstnance hromady věcí na stolech? Jeden nebo dva zaměstnanci se schvalovacími pravomocemi dokáží často brzdit celý tým. Pokud nezvládáte plnit projekty včas, určete si svého zástupce, který bude schopen přijímat určitá rozhodnutí za vás, a udrží tím tak projekty v chodu.
Inovace a schopnost přijímat rizika 18. Neriskovat.
Vyzkoušené a prověřené postupy můžou být v určité době lákavé tím, že nepředstavují riziko. Nicméně takový přístup vás nikam neposune. Nebojte se promyšlených rizik a nových přístupů, jedině tak neztratíte svou konkurenceschopnost.
19. Potírat kritické myšlení.
Naopak – kritika spolu s otevřenými otázkami je potřebná zejména v době nestabilní ekonomické situace. Važte si těch, kteří vyjadřují pochybnosti a navrhují jiná (schůdná) řešení. A vaše názory nezapomínejte sdílet i se svým/i nadřízeným/i.
20. Nedostatečně využívat informace.
Pokud pravidelně nedokončujete projekty, je to možná proto, že k nim nemáte dostatek informací. Snažte se vždy získat doplňující informace, hledejte nové zdroje informací – jedině tak získáte nový pohled na danou problematiku.
21. Vytvářet tvůrčí bloky
Jako hlavní příčinu tvůrčích bloků uvedli marketingoví zaměstnanci, dle výsledků našeho výzkumu, krátké termíny pro vyhotovení úkolů. Pokud se práce zaměstnance jeví jako nenápaditá, pokuste se přesunout pracovní zátěž na někoho jiného nebo se obraťte na externí zaměstnance / agentury, tak, aby váš zaměstnanec měl více času na rozpracování svých nápadů.
22. Odmítat nápady bez odůvodnění.
Pokud návrhy zaměstnanců odmítáte bez diskuse, dříve nebo později s nimi za vámi přestanou přicházet. Naopak vaše zaměstnance v tomto směru povzbuzujte. Pokud jejich návrhy nejsou převeditelné do praxe, vysvětlete vždy proč a zároveň oceňte, že za vámi s daným návrhem přišli. Nápady na změny ve společnosti podporujte u všech zaměstnanců bez ohledu na jejich pracovní pozici. Nejlepší nápady často vznikají u řadových zaměstnanců.
23. Čekat na obrat v ekonomice, abyste mohli něco změnit.
Dlouhodobé odkládání rozhodnutí se projeví na hospodářském výsledku společnosti. Máte-li dobrý nápad, nečekejte s jeho realizací na zlepšení ekonomických podmínek. Jen tak budete mít před konkurencí náskok.
Vytváření obchodních příležitostí 24. Opomíjet dopady ekonomiky na zákazníky.
Období nejisté ekonomické situace může být pro firmu prokletím i požehnáním. Zkoumat měnící se priority zákazníků a porozumět jim (pokud jde o to, co považují za „hodnotu za peníze“) , firmám pomáhá nabízet vhodné produkty a služby s ohledem na aktuální situaci na trhu.
25. Obětovat kvalitu.
Když jsou zaměstnanci přetíženi, chybují častěji. Nedovolte však, aby z důvodu přetížení jednotlivých zaměstnanců došlo k poklesu kvality služeb, které nabízíte. Vytvoříte standard, který budete jen obtížně překonávat v době, kdy se pracovní zátěž zaměstnanců vrátí do normálu. Jakmile se vyskytne problém, zjistěte jeho příčinu a postarejte se o nápravu.
26. Špatně škrtat v rozpočtu.
Pokud společnost musí snižovat náklady, postupujte při snižování nabídky zákaznických služeb velmi opatrně. Jsou-li vaši zákazníci zvyklí na určité výhody, může být jejich zrušení problémem. Stejně tak postupujte opatrně při zavádění služeb z důvodu dané ekonomické situace, a to především v případě, kdy dopředu počítáte s jejich zrušením (omezením) ve chvíli, kdy se ekonomická situace opět zlepší.
27. Domnívat se, že první kontakt se zákazníky již není důležitý.
Právě v obtížnějších dobách je přístup k zákazníkům klíčový. Děláte vše proto, aby zaměstnanci, kteří jsou první v kontaktu se zákazníky, přistupovali k zákazníkům v souladu s politikou společnosti? Jsou-li tito zaměstnanci lhostejní v přístupu k zákazníkovi či jsou-li nezkušení, můžete jednoduše přijít o potencionálního, a i stávajícího zákazníka.
28. Nepožádat zaměstnance o pomoc při rozšiřování obchodních vztahů.
Požádejte zaměstnance, aby přemýšleli o možnostech, které mohou využít pro dosažení obchodních cílů bez ztráty produktivity. Možná budete potěšeni tím, jak vynalézaví jsou. Jakmile to bude vhodné, zapojte zaměstnance do budování nových obchodních příležitostí. Toto opatření vám může přinést prohloubení vztahu se stávajícími zákazníky nebo vytvoření vztahu s novými potencionálními zákazníky.
29. Mít zaměstnance bez pravomocí.
Svěřte svému týmu pravomoc přijímat rozhodnutí, která se týkají kontaktu se zákazníky. Budou tak schopni řešit problém okamžitě a vy nebudete muset trávit čas nad otázkami zákaznických služeb. Poskytněte jim informace, jak nejlépe řešit konkrétní problémy, kontrolujte rozhodnutí vašich zaměstnanců a následně je informujte o tom, co se jim povedlo a co naopak mohli udělat lépe.
30. Nevážit si zákazníka.
Pokud máte nefalšovanou radost z toho, co děláte – a dáváte ji najevo těm, pro které to děláte – je to znát. Při každé příležitosti dejte najevo, že si svých zákazníků ceníte.
Zdroj: Robert Half
-red-
Follow
