Čas od času připravuji nebo zpracovávám do finální podoby pro své zákazníky texty obchodních dopisů, e-mailů, podkladů pro direct mail apod. A protože nechci pokaždé příliš přemýšlet nad tím, jak to či ono sdělení koncipovat, vytáhnu ze svých poznámek vždy několik zásad a kritérií, které se snažím v textu uplatnit.
To první a nejdůležitější pravidlo, které mám poznačeno tučně a s vykřičníkem na konci, je:
Dbej vždy o komfort čtenáře!
Kdy se čtenář – zpravidla velmi zaměstnaný člověk, který možná dostává na stůl hory korespondence – bude cítit komfortně?
- když oslovíte správného člověka – není nic horšího, než plýtvat vlastním časem i časem adresátů na nesmyslně či náhodně rozeslanou korespondenci. Mně osobně třeba přicházely do mailové schránky opakovaně týdenní nabídky obědů jisté restaurace. Pominu-li úvahy o spamu, asi by na takové nabídce nebylo nic špatného a možná bych ji čas od času i využil – kdyby ovšem dotyčná restaurace nebyla asi 300 km daleko.
- když bude z vašeho dopisu okamžitě jasné, o co jde – ušetříte čtenáři čas. Pokud zapracujete do své obchodní korespondence luštění tajenek a geniální hlavolamy, nedivte se příliš nízké odezvě.
- když adresáta váš dopis zaujme – když komunikuje příslib výhod pro něj či jeho firmu.
Takže zbývá dodat jen pár tipů na závěr:
- pečlivě vybírejte adresáty – zvýšíte odezvu, snížíte náklady
- pište jasně, stručně, výstižně a přehledně; rozčleňte text do odstavců, používejte mezititulky, odrážky…
- pamatujte, že to, co je důležité pro vás, nemusí být stejně důležité pro příjemce.
- jedná-li se o složitější text, napište nejdříve, o čem budete psát, pak o tom napište a v závěru shrňte, o čem to vlastně bylo
- komunikujte hlavní sdělení co nejjednodušeji a nejjasněji. To znamená do titulků, předmětů e-mailu, úvodního odstavce
- zkuste si představit sami sebe v roli adresáta; Jak byste na takový dopis reagovali? Co by vás zaujalo? Ty nejdůležitější a nejzajímavější pasáže pak v dopisu zdůrazněte.
- dejte přečíst připravený dopis kolegům v práci a zeptajte se jich na jejich bezprostřední názor okamžitě po přečtení. Je jim vše jasné? Není sdělení příliš komplikované? Jsou komunikované výhody zajímavé? Co se jim na textu líbí a co ne?
- v závěru nezapomeňte ani na to, co by měl nyní adresát udělat či jak bude vaše záležitost dále pokračovat.
Follow
