S jakým cílem a jakým způsobem organizujete své firemní akce? Co nimi sledujete? Pouhou zábavu a odpočinek, nebo tvrdý business?
„Event“ představuje v překladu „událost“. Touto událostí může být například party pro klienty, vánoční večírek, den otevřených dveří nebo sportovní den pro zaměstnance.
Každá akce má svůj cíl. Cílem může být prezentace a podpora prodeje nového produktu, zvýšení povědomí o firmě, posílení loajality zaměstnanců, navázání přátelského a důvěrného vztahu s klientem nebo vylepšení firemního image. Mezi primární cíle každého eventu, na které jsou zváni i klienti a obchodní partneři, je především snaha o navázání jiného vztahu než obchodního nebo pracovního.
Snahou každého eventu je jeho účastníkům zprostředkovat co nejpestřejší zážitek, co nejvíce zaútočit na jejich emoce, a přitom od sebe odlišit jak jednotlivé eventy, tak se odlišit od konkurence. Organizátoři sahají po různých tématech jako středověk, karibská párty nebo sportovní zážitek v podobě raftingu či lezení. Snaží se účastníkům nabídnout co nejpestřejší a nejnevšednější program, na který by měli vzpomínat nejlépe do konce svého života, a neustále děkovat společnosti XYZ za to, že je tam pozvala.
Příprava vánočního večírku pro velkou společnost, který je určen přibližně pro 150 lidí, představuje práci přibližně v rozsahu čtyř měsíců. Předem je třeba definovat, kdo se tohoto večírku účastní, pro koho je určen, a jaký je cíl této akce. Z těchto parametrů se následně odvíjí jak volba termínu, místa a programu, tak výše rozpočtu.
Velké firmy zaměstnávají speciální pracovníky „Event Managery“, kteří se zabývají organizací a přípravou takovýchto akcí. Jejích úlohou je co nejefektivněji využít svěřené finanční prostředky a dosažení požadovaného cíle. Spadají pod oddělení marketingu nebo PR a jsou podřízeny přímo vedení společnosti, s kterým musejí neustále komunikovat a konzultovat jak jejich vizi, tak rozpočet.
Zorganizování eventu pro 150 vrcholových manažerů nebo klientů, které odvezeme na Mistrovství světa v ledním hokeji, představuje znační finanční investici a může se pohybovat v milionech korun. Proto můžeme náš záměr spojit s jinými firmami a náklady na event si tak rozdělit. V našem případě je možné oslovit například některou leteckou společnost, která je tam dopraví, následně síť hotelů, která je ubytuje. Nevýhodou je však menší kontrola, možnost konfrontace a nutnost se přizpůsobit.
Vlastní organizace eventu je pracná, dražší, odpovědnější a nese s sebou individuální rizika. Pro její efektivní zvládnutí, nebo jenom technické zabezpečení, je možné si najmout speciální agenturu. Spolupráce s externí agenturou znamená menší riziko, protože ta má s podobnými eventmi zkušenosti. Vybrat ji je možné na základě tendru a následně outsourcovat veškeré subdodávky. Na agenturu můžeme přenést veškeré rizika (smluvní pokuty) a povinnosti (pojištění, OSA, atd).
Cíl každého eventu je potřeba předem kvantifikovat, aby bylo možné následně provést vyhodnocení. U podpory prodeje je to možné jednoduše sledováním objemu prodeje v období do tří měsíců po proběhnutí eventu. U imagových akcí je možné vytvořit krátké dotazníky, které vám účastníci vyplní přímo na místě, nebo je můžete zaslat následně. Zpětná vazba je důležitá jak z důvodu prezentace pro vedení, které akci financovalo, tak pro organizaci dalších eventů.
Každé vynaložené finanční prostředky musejí pro firmu něco přinést. V současné době nikdo neinvestuje tisíce či miliony jenom proto, aby se dobře zabavil nebo svým zaměstnancům umožnil si vyhodit z kopýtka. Všechno má svůj důvod a cíl v podobě naplnění business case nebo zlepšení vztahů.
Follow
