Společnost Impromat představuje systém pro digitální archivaci

Poměrně často se mluví o bezpapírové kanceláři. Prospekty firem vyrábějící elektronická zařízení pro kanceláře tento pojem již řadu let užívají, aby vzbudily zájem u svého potenciálního uživatele. V průběhu doby se však zdá, že papír jako nosiče informací hned tak nevymizí. Většina kanceláří fungovala a funguje v jakémsi kombinovaném režimu s takovým poměrem papírových a elektronických dokumentů, který jí vyhovuje. Vypadá to, že tento styl práce ještě několik let bude realitou. Má svoje výhody, kdy se na jedné straně nemusí vše tisknout, dokument se může poslat elektronickou poštou a v podstatě ani nemusí existovat v tradiční podobě. Něco však v papírové podobě zůstane a při větším počtu pracovníků kanceláři nastane občas problém při hledání.
Nejde o nalezení jedné smlouvy, ta bývá zpravidla dobře zatříděná v korektně označeném šanonu, ale o všechny související dokumenty pro daný případ podle jistého kritéria. Pro představu poslouží například zařazení smluv do šanonu podle dodavatelů. Co když ale potřebuji všechny smlouvy za určité časové období? Nebo všechny smlouvy na materiál XY s celkovou výší kontraktu nad 100 000 Kč? Zde by se výhodně uplatnil snadný a rychlý převod tištěných dokumentů do elektronické podoby, následné spojení s elektronickým „skladem“ a vyhledávání v celé databázi. Pro tento případ existuje řešení složené ze skeneru (nebo multifunkčního zařízení), počítače a programového vybavení eArchive.

Software eArchive je prostředkem, který za pomoci skenovacího zařízení Ricoh představuje skutečnou bránu do digitální archivace. Jeho princip činnosti je přitom velmi jednoduchý – na základě čárového kódu na dokumentu provádí katalogizaci daného dokumentu, např. zatříděním do adresáře. Celý postup probíhá tak,že obsluha označí první stranu dokumentu čárovým kódem a vyznačí do předdefinovaných polí, o jaký dokument se jedná. Poté dokumenty vloží do podavače síťového skenovacího zařízení a provede se naskenování celé sady dokumentu. O každém zpracování je veden záznam.

Dokumenty není nutno skenovat jeden po druhém, díky systému rozpoznávání pořadového čísla z čárového kódu systém přesně určí, kde jeden celek končí a druhý začíná. Software eArchive pracuje pod operačním systémem Windows 95/98/NT/2000.