Jednou ze společenských her pro dospělé, kterou téměř každý z nás v zaměstnání hraje, je hra na honičku – lépe řečeno „honička po telefonu“.
Stáváte se jejím účastníkem pokaždé, když vám někdo zavolá v době, kdy nejste přítomni. Pokud je člověk, který telefon ve vaší nepřítomnosti zvedá, poučen o dobrých službách zákazníkům, napíše si jméno člověka a jeho telefonní číslo na papír. A když se vrátíte, předá vám jej se slovy: „Volal ten a ten, tady máš jeho telefonní číslo, zavolej mu nazpět.“
Jakmile tedy získáte chvilku volného času, zvednete sluchátko a vytočíte udané číslo. Jenže – člověk, kterého voláte tam není.
Tato situace vás samozřejmě nezaskočí a pohotově pořádáte osobu na druhém konci drátu, aby volanému předala vzkaz, ať vám zatelefonuje ihned, jak se vrátí.
Pokud jste v této hře úspěšní, může pokračovat donekonečna. Průzkum ve Spojených státech ukázal, že pokud nepoužíváte systém, který by tomuto „lovu na volaného“ zabránil, průměrně potřebujete 2,9 telefonických hovorů k tomu, abyste se s volanou osobou spojili.
Taková statistika je překvapivá, obzvláště pokud si spočítáte, kolik času a peněz protelefonujete. Systém, jak tomu zabráni, je přitom jednoduchý.
Zaprvé, pokaždé, když telefonujete někam vy, naučte se postupovat následujícím způsobem, pokud volaný není přítomen:
a. Nenechávejte vzkazy, aby vám zavolal. Zjistěte si místo toho, kdy je nejlepší doba mu zatelefonovat a vyzkoušejte to v té době.
b. Pokud zanecháte vzkaz, nenechávejte pouze jméno a telefonní číslo. Požádejte člověka, který váš vzkaz přebírá, aby na kousek papíru, který později volanému předá, napsal (1) téma, o kterém s ním chcete mluvit a (2) kdy budete nejvhodnější doba k tomu, aby vám zatelefonoval zpět a zastihl vás u telefonu.
Co ale dělat, když někdo telefonuje vám a vy nejste k zastižení? Zde je několik nápadů, jak postupovat…
Zkuste vaši sekretářku nebo pracovníky, kteří zvedají telefony (nebo také všechny pracovníky ve firmě) naučit jednu nebo dvě otázky navíc, které kromě standardních „kdo volá“ a „jaké máte číslo“ položí volajícímu.
Abychom si to ukázali na praktickém příkladu, řekněme, že se chcete dovolat do firmy panu Koprfíldovi z firmy Abra K Dabra s.r.o.
Sluchátko na druhém konci zvedne sekretářka: „Díky, že jste zavolal. Pan Koprfíld jel dnes do Bratislavy, ale bude zpět zítra ráno… Možná bych vám mezi tím mohla nějak pomoci?“ Tato malá fráze: „Možná bych vám mezi tím mohla nějak pomoci?“ je velmi důležitá. Říká totiž zákazníkovi, že firma Abra K Dabra s.r.o. se snaží svým zákazníkům vycházet vstříc.
Řekněme ale, že vaše odpověď bude tvrdohlavé „Ne, potřebuji mluvit přímo s panem Koprfíldem. Mohla byste mu dát mé číslo 1234 5678 a říci, že volal Pepík Hůdiny?“
Zkušený „služebník zákazníkům“ na druhé straně v tomto případě odpoví: „Výborně pane Hůdiny, píšu si 1234 5678. Aby se vám pan Koprfíld mohl 100% věnovat, mohla bych se vás zeptat na dvě krátké otázky?“
Budete rádi, že se vám dostává takového zájmu a odpovíte tedy ano.
„To jsem ráda. Aby se pan Koprfíld mohl připravit, mohl byste mi naznačit, o čem byste s ním chtěl mluvit a říci také, aby vás zastihl, kdy je nejlepší doba k tomu, aby vám zavolal?
Většina bločků, která umožňuje zaznamenání vzkazu volajícího, umožňuje zapsat čas, kdy byl telefonát odpovězen. Tento údaj však není zdaleka tak důležitý, jak informace o tom, kdy člověka, kterému máte zavolat, zastihnete. A to je údaj, který by na vzkaz měl v každém případě napsat.
Pokud se tímto pravidle budete řídit, získáte další výhodu. Pokud se totiž vrátíte na pracoviště, a kolegové vám předají štos vzkazů, nevíte, který z nich je nejdůležitější a nemůžete si je tak roztřídit podle priority. Budete-li na každém vzkazu mít napsanou dobu, kdy máte volat zpět, priority, již byly stanoveny.
Pokud vzkazů dostáváte skutečně velké množství a chcete tento systém dovést do úplného konce, můžete začít používat techniku, kterou doporučují poradci pro řízení času.
Místo toho, aby vaše sekretářka nebo kolegové požadovali od volajícího dobu, kdy je nejvhodnější mu zavolat zpět, mohou situaci otočit a zeptat se jej následovně: „Pan Koprfíld si každý den nechává na odpovídání na telefonické vzkazy dobu mezi 2 a 3 hodinou odpoledne. Hodilo by se vám, kdyby vám zavolal zpět v tuto dobu?“
Přeji vám mnoho úspěchů v řízení času a doufám, že tento systém vám v něm pomůže.
Follow
