Jak udělat skutečně efektivní poradu

Znáte to ze své firmy. Většina porad je nestrukturovaná, neinspirativní a neproduktivní. Ale nemusí to tak být. Pomocí pěti klíčových bodů můžete udělat úspěšnou a efektivní poradu.

1. Připravte si pevný program

Doporučujeme, abyste program schůzky určili předem, a dali to na vědomí všem zúčastněným. Ti vám také mohou poslat své náměty k projednání. To naznačí, o čem chtějí účastníci diskutovat a také je to nejlepší způsob jak rozplánovat přidělený čas. Program musí být samozřejmě flexibilní, aby bylo možné projednat něco skutečně aktuálního a zásadního, co se může objevit na poslední chvíli. Agendy, tedy plány porad, nicméně působí jako nástroje, které přimějí všechny zúčastněné zaměřit se na to, co chtějí dosáhnout, ať už je to získání informací, podání návrhu apod.

2. Určete si zapisovatele

Častým znakem mítinků je obvykle mnoho informací, které se na nich objeví. Navíc účastníci mají s sebou spoustu příloh, například prezentací, tabulek, výpočtů, grafů apod. Je proto dobré určit, kdo bude poradu zapisovat a kdo dostane všechny podklady, aby mohl všem zúčastěným vše předat. Tím se také zamezí nepřesnostem a nedůslednostem.
Ti, kteří se schůzky nezúčastní, obdrží kopii poznámek. Když se lidé snaží vzpomenout si, jaká rozhodnutí se udělaly a jaké úkoly je třeba udělat, mohou si jednoduše prohlédnout poznámky.

3. Vše se nemusí probrat na velké poradě

Některé věci stačí projednat v menším počtu lidí a jsou spíše operativního charakteru. Nemá tudíž cenu s nimi vyčkávat na velkou poradu. Nechte si ve svých denních rozvrzích stranou bloky času, ve kterých můžete krátce probrat specifické téma. Tyto mikroporady by ovšem měly trvat maximálně 5 až 10 minut. Tato metoda také nabízí dostatek flexibility k projednání věcí, pokud se stane něco nečekaného.

4. Na poradě se soustřeďte na fakta, bez emocí

Někdy může ve firmách a organizacích vzniknout pocit, že jsou někteří kolegové či jejich aktivity upřednostňovány i když to není pravda. To vyvolává emoce a okamžité protireakce a může dokonce demoralizovat zaměstnance. Proto situaci předejděte a na poradě vše připomínkujte a komentujte na základě faktů a ne na základě vašich subjektivních názorů. Nepoužívejte na schůzkách například fráze „Líbí se mi tento návrh“ nebo např. „Nejsem spokojený s těmito výsledky.“ Namísto toho použijte komentář jako např. „Podle 4 z 5 lidí, kteří viděli návrh, tento design působí o lépe“ nebo „Výsledky ukazují pokles tržeb o 12 %, rád bych znal příčiny“ apod.

5. Držte se vymezeného času

Přitlačte trochu na to, aby se na schůzkách probíralo jen to skutečně nejdůležitější a použijte odpočítávání času, který odpočítává minuty zbývající na jednotlivá témata a na celou poradu.

Jak uděláte vaši příští poradu vy?

Ing. Vladimír Kuchař
poradce pro marketing a rozvoj firem
MARKETINGOVÁ KANCELÁŘ.CZ