V této části seriálu se zaměříme na jednotlivé kroky při přípravě takto náročného projektu. Předem je nezbytné zdůraznit, že zanedbání jakékoli důležité fáze může být pro úspěch koncertu smrtící.
Nejprve by mělo být definitivně jasno, že projekt má u vedení společnosti zelenou a rovněž by měl být alespoň v hlavních obrysech stanoven předběžný rozpočet. Přípravný výbor (bude-li mít víc členů) nebo hlavní organizátor by měl určitě hned na začátku vědět s jak velkou částkou může při konkretizaci rozpočtu počítat.
Celé ostré přípravy by tedy měla odstartovat schůzka vedení s organizátory, na které by se měly kromě rozpočtu upřesnit a finalizovat hlavní otázky s přípravou koncertu spojené (místo konání, termín, otázka vstupného, podíl zaměstnanců na přípravách, případná spolupráce s externisty, hovořit už lze i o programové části – viz. předchozí kapitola). Na této schůzce by si měly obě strany ujasnit mantinely a vzájemné kompetence, domluvit periodicitu dalších schůzek a také formu poskytování výstupů o průběžném stavu příprav akce. Zápisy by měly mít písemnou formu a obě strany by je měly důsledně archivovat.
Poté, co dostane organizační tým důvěru vedení stanice, se začne s jednotlivými fázemi přípravné části. Na první schůzce by se měli setkat všichni členové organizačního týmu. Hned na úvod by si měli i oni sami mezi sebou vyjasnit kompetence a termíny, tj. kdo, za co, komu a dokdy zodpovídá. I z toho by měl být vyhotoven písemný zápis. To se může leckomu zdát jako zbytečné papírování a oficialita, ale i v tom nejlepším týmu mohou nastat komunikační problémy a následné šumy.
Samotné ostré přípravy na koncert by měly začít cca. dva měsíce před termínem. Už předtím bychom ale měli mít dohodu s obcí, kde se bude akce konat. V tomto případě lze doporučit první oslovení klidně již rok před akcí. Byla by totiž samozřejmě škoda přijít o vhodný areál kvůli špatnému termínu, který je už obsazen. To samé lze doporučit, pokud chceme zajednat vystoupení některých opravdu hvězdných zpěváků či skupin. Někdo má kalendář plný skoro na rok dopředu. Tady se opravdu vyplatí nezaspat!
Pojďme si tedy projít základní itinerář toho, na co se nesmí při přípravách koncertu stoprocentně zapomenout.
Dohoda s obcí, kde se bude koncert konat
Nejprve tedy společně s vedením vybereme to pravé místo, kde se bude koncert konat. Po dohodě s majitelem areálu nebo pozemku musíme oficiálně požádat příslušnou obec o povolení zde uskutečnit koncert pod širým nebem. Lze jen doporučit přímé oslovení starosty. V případě Koncertu Rádia OK nás rovnou pozvali na zasedání zastupitelstva, kde byli všichni zainteresovaní lidé jako správce areálu nebo zástupce hasičů.
Na každé takové jednání bychom měli mít připravena vstupní data. Tady je jejich základní přehled.
Nejprve bychom měli zástupce obce seznámit s přesným termínem konání koncertu a také předpokládaným počtem účastníků. Zde bychom měli přiblížit cílovou skupinu návštěvníků a celkový rámec programu. Pro jednání o poplatcích je důležitá i otázka vstupného. Zapomenout v žádném případě nesmíme ani na otázku organizačního zajištění (bezpečnost, parkování, hasiči, lékařský dozor, občerstvení, atd.).
Pořadatel má samozřejmě možnost požádat obec o osvobození od vstupného. Vždy záleží na domluvě s obcí a typu koncertu (se vstupným nebo bez, část výtěžku na charitu). V případě koncertu v Tisové byla obec zároveň vlastníkem areálu. Dohodli jsme se na osvobození od poplatků ze vstupného a dokonce nám odpustili i poplatek za pronájem areálu. Protislužbou byla propagace obce ve vysílání při upoutávkách na akci a také plný zisk z prodeje občerstvení, které zajišťovala sama obec. Spokojeny byly ve finále obě strany. Jak už bylo jednou uvedeno, záleží opravdu na osobním kontaktu a otevřených kartách.
Zajištění kulturní části programu
Předpokládejme, že naprostou dominantou budou jednotlivá vystoupení vybraných zpěváků, zpěvaček a hudebních skupin. Zde musíme vycházet z hudební skladby stanice a daného rozpočtu. Při komunikaci s interprety bychom měli myslet zejména na tyto uvedené body.
Pokud bude oslovený interpret s nabídkou souhlasit a nebude mít problém s daným termínem, musíme si ujasnit celou řadu věcí. Prvně by to měla být otázka ceny, kde nás bude kromě její výše zajímat i způsob placení (faktura, hotovost na místě). Obě strany by si měly ujasnit i případné hrazení cestovních nákladů A zapomenout nesmíme ani na technické požadavky umělce, požadavky na občerstvení, šatnu, případně můžeme řešit i ubytování. V případě technických požadavků budeme vycházet zejména z toho, jestli bude umělec vystupovat živě s kapelou nebo na half-playback. Někteří interpreti mají ale jasné požadavky na parametry pódia nebo na příjezdovou komunikaci. Ideální je, pokud je vše jasně a přehledně uvedeno ve smlouvě. Ta by měla být podepsána v dostatečném předstihu před samotným koncertem. Přímo na místě by pak měla být jedna předem určená osoba, která by měla mít všechny interprety i jejich případné manažery na starosti. Každý interpret by měl znát alespoň jeden telefonický kontakt na někoho z pořadatelského týmu. Tento telefon by měl být neustále zapnutý a v pohotovosti.
Obdobná pravidla platí i v případě, že bude na místě navíc i doprovodný program. Může jít o kolotoče, houpačky nebo stánky – ty mohou mít umístěny i někteří z klientů v rámci plnění ze strany rádia (propagační stánky). V těchto případech jde o domluvu mezi oběma subjekty (rozdělení zisku, pronájem) a také o dodržení bezpečnosti návštěvníků, interpretů i členů organizačního týmu. Pokud se bude jednat o stánky, je dobré mít ve smlouvě i rozměry. Mohlo by se totiž stát, že budou doprovodné atrakce a stánky zabírat příliš prostoru na úkor většího počtu diváků.
Propagace akce
Zapomenout nesmíme ani na vlastní self-promotion. Přímo na místě může rádio umístit svůj vlastní stánek, kde si budou moct návštěvníci koupit trička, čepice, mikiny, balonky, bundy, hrníčky, CD nebo jiné propagační předměty s logem stanice. Proto bychom měli v dostatečném předstihu před akcí myslet na jejich objednávku. Další příklad z koncertu– každý posluchač dostal balónek a speciální vydání Novin Rádia OK.
Propagační předměty bychom měli mít i pro vlastní organizační tým. Za prvé máme lepší přehled o pohybu jeho členů po areálu, za druhé jde o dobrý tmelící prvek.
Důležitá je i otázka podpory celého projektu. Kromě předtočených anoncí a moderátorských pozvánek bychom měli myslet i na další možnosti. Patří mezi ně plakátová kampaň, plošná inzerce v regionálním denním tisku a tiskové zprávy. Zde je podstatné včas myslet na zpracování grafického návrhu, výrobu a také blokaci volných ploch včetně distribuce.
Smlouva s OSA a Intergramem
Na tuto část příprav nesmíme zapomenout. Asi žádná rozhlasová stanice totiž s uvedenými subjekty nechce mít problémy. Pořadatel je povinen oznámit konání koncertu a na základě přesně stanovených kategorií zaplatit příslušné poplatky. Ty jsou vykalkulovány až po skončení akce podle údajů dodaných pořadatelem. Lze jen doporučit se s oběma subjekty spojit včas před akcí a na všechny důležité podrobnosti se informovat.
Bezpečnostní zázemí
Naší povinností jako pořadatele je i zajištění lékařské služby, přítomni by měli být i hasiči. Vhodnou alternativou, kterou mimo jiné využilo i Rádio OK, je Český červený kříž a místní dobrovolní hasiči.
V případě podobné akce je dobré počítat i s profesionální ochrankou. Zejména jde o sektory východů, kolem šaten, sektoru V.I.P. a u pódia. Ochranka by měla zajistit i bezproblémový průchod z šaten na pódium a vjezd umělců do areálu. Při stanovení počtu členů ochranky bychom měli brát v potaz stav oplocení, počet lidí ve vlastním týmu, počet lidí a také povahu cílové skupiny. V případě koncertu pro mladé publikum by měla být ochranka určitě početnější než v případě akce pro rodiny s dětmi.
Catering
I na toto je třeba předem myslet. Občerstvení pro vystupující bychom měli připravit s ohledem na požadavky samotných umělců. Tento bod si totiž celá řada z nich dává i do smluvních podmínek. Catering by měl být samozřejmě připraven i pro organizační tým a V.I.P. Základem je dostatek nealkoholických nápojů, ovoce, zelenina plus například bagety nebo obložené housky. Vždy záleží na finančních možnostech.
Další občerstvení (návštěvníci, diváci) je otázkou dohody. Můžeme se dohodnout s klientem, který se o občerstvení postará. Nebo lze uzavřít dohodu přímo s majitelem areálu. Tak tomu bylo ostatně i v případě koncertu v Tisové u Vysokého Mýta.
Ostatní náležitosti
Důležité je myslet na technické zázemí. Kvalitní zvukař je zárukou úspěchu podobné akce. Sázka na špatného koně by se nám mohla opravdu ošklivě vymstít.
Při přípravách bychom neměli zapomenout na zajištění odvozu členů organizačního týmu na místo akce. Pár dní před akcí je dobré přesně spočítat, kolik aut bude muset být připraveno.
Minimálně jeden člen týmu by měl být určitě neustále připraven sednout do auta a kamkoliv dojet podle momentální potřeby.
V případě, že budeme vybírat vstupné, je dobré mít na místě někoho z finančního oddělení. Tento člověk by měl dohlížet na výběr a přebírání peněz ze vstupného. Na základě vlastní zkušenosti lze doporučit i sázku na předprodejní místa v okolí místa konání koncertu. Můžeme si tím zajistit účast i pro případ nepříznivého počasí. Všechna prodejní stanoviště na místě koncertu by měla být vybavena pokladnami, obsluha by měla být proškolena. Dozor z finančního oddělení nám může pomoci i při vyrovnávání závazků vystupujícím umělcům, pokud půjde o peníze v hotovosti.
Rovněž bychom neměli zapomenout na vytvoření fotodokumentace. Lahůdkou by pak mohlo být natočené video nebo DVD! Pro potřeby vysílání bychom měli mít na místě i minimálně jeden diktafon.
Zapomenout nesmíme na pojištění akce.
K výbavě by měly patřit i vysílačky nebo alespoň mobilní telefony pro zajištění komunikace mezi jednotlivými stanovišti a členy organizačního týmu.
Pozor i na včasné vytištění vstupenek. Pokud je budeme dávat do předprodejů, měli bychom je tam v předstihu dodat.
Možná se někomu zdá, že jsem zapomněl na komunikaci s obchodním oddělením, respektive partnery koncertu. Tato otázka je ale řešena v první části článku.
Před námi je teď už čtvrtá a zároveň poslední část. Ta se bude věnovat samotné organizaci přímo v den akce.
Follow
