V první části tohoto článku jsme si definovali hlavní výhody i možné nevýhody firemního časopisu. Nyní se zaměříme na praktické postupy v situaci, kdy se vedení firmy rozhodne pro vytvoření svého vlastního časopisu. Stejně jako v první části článku se i nyní zaměříme na komunikaci směrem k vnitřní veřejnosti.
Zde se tedy pokusíme navrhnout jednotlivé kroky směřující k vytyčenému cíli – distribuci prvního čísla vlastního vnitrofiremního časopisu.
- Vedení firmy se rozhodne, že mezi dosavadní marketingové nástroje, kterými komunikuje se svými zaměstnanci, zařadí i časopis. Toto vše by mělo být od počátku konzultováno s marketingovým oddělením, resp. s touto činností pověřeným pracovníkem.
- Po pečlivém zvážení jsou stanoveny první hrubé obrysy, jak by časopis měl vypadat. Už v zárodku je dobré nastínit návrh názvu (může jich být samozřejmě více), počet stran, periodicitu i možnou spolupráci s externím dodavatelem.
- Z této počáteční diskuze na úrovni managementu by měly vykrystalizovat konkrétní body dalších příprav, na kterých by se už měli podílet konkrétní kompetentní pracovníci (interní i externí). O jaké se tedy jedná?
Název – v ideálním případě by měl přímo souviset s názvem či jiným motivem, který je pro firmu typický. Skvělý začátek komunikace nového časopisu může být anketa mezi zaměstnanci, ve které by mohli sami navrhnout jeho název. Zákonitě dojde k posílení vazby pracovníků ke své firmě.
Rubriky, témata, zaměření – firemní časopis by měl primárně informovat o veškerém důležitém dění ve firmě. Vždy musíme vycházet z potřeb a preferencí cílové skupiny. Při výběru témat se můžeme inspirovat v těchto uvedených oblastech:
– Vize firmy do dalších týdnů a měsíců.
– Důležité změny (vznik nového oddělení, změna IT technologií, fúze, nová akvizice, atd.).
– Pozvánky na zajímavé firemní akce.
– Pravidelné okénko generálního ředitele.
– Personální agenda (příchody a odchody zaměstnanců).
– Společenská kronika (výročí působení zaměstnance ve firmě, narozeniny, medailonek nově příchozího pracovníka).
– Lidské příběhy (handicapovaný spolupracovník, rozhovory se zaměstnanci, sportovní úspěch kolegy, významné ocenění zaměstnance mimo firmu, atd.).
– Reportáže z firemních akcí (firemní víkendy, vánoční večírky, stánek na veletrhu, atd.).
– Zábava (křížovky, hry, kvízy, soutěže).
– Jednoduché jazykové kurzy.
Počet stran – to záleží na tom, co vše chce firma komunikovat. Pravidlo zní, „komunikujte jen tehdy, pokud máte komunikovat co!“. Budou-li obsahem časopisu zajímavé informace, horké novinky, které čtenáře (vnitřní veřejnost) překvapí, dojde k efektu, který je cílem. Zaměstnanci budou o svém podniku hovořit i v mimopracovním procesu.
Grafický návrh – zde je stěžejní přímá souvislost s vizuálem dané firmy. Pokud má podnik jasně identifikovatelné logo s přesně vymezenými barvami a stylem písma, měly by se tyto náležitosti odrazit i v grafickém návrhu firemního časopisu. Tato jednota vychází z ideového principu corporate identity, resp. integrované marketingové komunikace.
Právě v otázce grafického návrhu bychom se asi měli obrátit na specialistu. Existuje samozřejmě možnost, že nám grafiku vytvoří náš interní specialista, vzhledem ke specifičnosti dané profese si ale takového člověka může dovolit jen málo podniků (samozřejmě vyjma těch větších nebo speciálně pracujících v oblasti komunikace či médií). Ze základních doporučení jmenujme tato:
– Písmo spíše větší než menší.
– Dostatek fotek a srozumitelných grafů (lepší jeden graf či ilustrační obrázek než dva odstavce složitého textu).
– Atraktivní nadpisy a titulky.
– Spíše kratší a přehlednější články.
– Důsledná jazyková korektura.
Periodicita – tato otázka podobně jako úvahy o počtu stran souvisí s tím, co vše může a chce uvedený podnik komunikovat. Jak už bylo zmíněno, zbytečná a bezobsažná komunikace je spíše kontraproduktivní. O periodicitě lze v případě tištěného média hovořit již v případě vydávání jednou za půl roku. U většiny malých firem je tento počet dostačující.
Redakce – některé firmy vycházejí při sestavování redakce vyloženě z vlastních zdrojů, jinde se plně spoléhají na externí dodavatelskou agenturu. Na přípravě časopisu se může podílet marketingové, reklamní nebo tiskové oddělení, tiskový mluvčí či PR specialista. Ideální ale je, když se do dění kolem časopisu podaří zapojit i některé ostatní pracovníky, kteří mohou dodat pohled přímo z nejrůznějších odborných a specializovaných sekcí. Rozhodně se vyplácí vsadit na dobrovolnost, kterou můžeme samozřejmě osladit přiměřenou odměnou za aktivitu. Důležitou otázkou jsou samozřejmě i v této části celého řetězce finance.
Výroba – v tomto případě je opravdu efektivní vsadit na odborníky. Využití firemních tiskáren a kopírek je sice levnější, výsledný efekt by ale mohl vyznít příliš amatérsky a to by věci rozhodně neprospělo. Šetřit se v této fázi určitě nevyplácí.
Distribuce – firemní časopis lze distribuovat osobně (roznáší ho předem určený pracovník), vyzvednout si ho může každý zájemce na nějakém konkrétním místě. Distribuce poštou můžeme asi v tomto případě vynechat. Další možností je ale osobní předání na nějaké zajímavé firemní akci (večírek), kde můžeme celý akt vhodně zakomponovat do programu.
Před definitivním rozhodnutím o vydávání firemního časopisu bychom měli určitě zvážit tyto důležité aspekty:
- Motivace – co nám to přinese?
- Finanční rozpočet.
- Máme dostatek schopných spolupracovníků?
- Máme dostatek nápadů?
- Je zajištěné know-how i po technické stránce?
- Máme na své straně zaměstnance (nemělo by existovat mínění, že by se náklady na časopis daly využít jinde a lépe).
Po vydání prvního čísla firemního časopisu je nezbytně nutné vyhodnocení všech pozitiv i negativ prostřednictvím poskytnuté zpětné vazby. Sama cílová veřejnost by měla poskytnout tvůrcům své dojmy z prvního vydání. Ti by z toho měli vycházet při tvorbě dalších vydání.
V poslední části rozpracování tohoto tématu se zaměříme na praktické zkušenosti několika renomovaných organizací při tvorbě firemního časopisu.
Follow
