Koncem května se v hotelu Jalta v Praze konala konference společnosti Institute for International Research Interní komunikace. Přinášíme nejzajímavější postřehy z této konference.
Kvalitní interní komunikace je jedním ze základních strategických momentů každé společnosti. Je velmi obtížné dosáhnout maximální informovanosti všech zaměstnanců na dennodenní bázi, což je nezbytným východiskem pro úspěšné fungování každého podniku. Interní komunikace je kontinuální proces, jehož dlouhodobým cílem je sdílení vize společnosti všemi zaměstnanci. Nejedná se pouze o přenos informací od managementu k zaměstnancům, ale i naopak od nejspodnějším úrovně až ke generálnímu řediteli.
Aby mohla komunikace vzniknout, musí ji někdo podnítit. Tímto iniciátorem jsou jednoznačně všichni vedoucí pracovníci ve firmě, od top manažerů, přes vedoucí na střední úrovně až po liniové manažery. Mimo hierarchickou strukturu společnosti jsou to například i vedoucí pracovních týmů vytvořených napříč útvary. Hlavními znaky správného procesu komunikace jsou především otevřenost, pravdivost, jasný a známý zdroj informací, jejich dostupnost a průchodnost, která umožní přenos informací tam i zpět.
Důležitým momentem kvalitní interní komunikace je vytvoření pevných základů, o které je možné se opřít nejen v době krize. „Nutná je především 100% podpora nejvyššího vedení. Ideální je v tomto případě podřízenost firemní komunikace úseku generálního ředitele. Zajistí se tak vysoká míra informovanosti a operativnosti. Klíčovým prvkem je velikost rozpočtu, který by měl umožňovat efektivní komunikaci včetně motivace zaměstnanců,“ uvedl Martin Bartůněk ze společnosti T-Mobile na konferenci Interní komunikace.
Při samotné interní komunikaci se musí dbát několika hlavních pravidel. „Základem by měl být aktivní, otevřený přístup k zaměstnancům. Podstatné je nikdy neutajovat informace a vždy mluvit pravdu. Zkreslování informací, neupřímnost, bagatelizace problémů, zatajování skutečnosti povedou zákonitě ke ztrátě důvěry. Útvar interní komunikace musí mít takovou pozici, aby věděl o všech informacích, které jdou k zaměstnancům. Informace je třeba pečlivě třídit a analyzovat. Komunikovat pouze to podstatné a zabránit tak devalvaci jednotlivých komunikačních kanálů. Sdělení důvěrného charakteru, obchodní a technologická tajemství se interně nekomunikují. Vždy hrozí únik informací směrem ven. Každá firma je děravá,“ dodal Bartůněk.
Co stojí v cestě úspěšné komunikace? Mezi hlavní bariéry interní komunikace patří podle Petra Zadáka ze společnosti Elektrárny Opatovice přílišná byrokratizace komunikačních procesů, nedostupnost zdrojů informací a jejich špatná reprodukovatelnost: „Neměli bychom vytvářet slohové práce, aby se v nich příjemce topil.“ Hlavní překážkou úspěšného procesu interní komunikace je nekomunikativní vedoucí pracovník, který nemá předpoklady pro vedení lidí. Chybí mu osobnostní předpoklady a ochota se vzdělávat v mezilidské komunikaci.
Manažer by měl komunikovat a interpretovat směrem do firmy vizi společnosti. Poskytovat podporu pomocí zpětné vazby. „Vedoucí musí jít příkladem, sdílet informace se svými podřízenými, iniciovat pozitivní změny a jít příkladem v posilování firemní kultury. Manažer pomocí správné komunikace vytváří prostředí k dosažení dobrého výkonu,“ specifikuje hlavní úkoly manažera Eva Snopková ze společnosti Johnson & Johnson.
Hlavní prostředky interní komunikace se dají rozdělit do čtyřech základních kategorií.
Za prvé se uvnitř firmy komunikuje osobně. Patří sem nejen porady, mítinky, dny otevřených dveří, společenské akce, soutěže, ale především verbální a neverbální komunikace při každodenním osobním styku zaměstnanců.
Za druhé může firma komunikovat písemně pomocí podnikového zpravodaje, dopisů, oběžníků, dotazníků, nástěnek.
V třetím případě se jedná o komunikaci telefonickou: ať už běžné telefonní hovory nebo videokonference.
Za čtvrté se využívá elektronických prostředků jako je internet, e-mail, podniková síť, mobilní telefony.
V interní komunikaci platí stejně jako v externím PR, že styl a jazyk komunikace by měl vždy odpovídat cílové skupině. Různá sdělení proto vyžadují použití různých komunikačních prostředků.
Hlavní důvod pro kvalitní interní komunikaci by se dal popsat slovy ředitele společnosti Levi Strauss & Co Roberta D.Hause, který říká, že nejviditelnější rozdíl mezi firmou budoucnosti a její současnou situací netvoří produkty, které vyrábí nebo vybavení, které používá, ale to, kdo pro ni bude pracovat a co pro něj bude ta práce znamenat. Zaměstnanci jako velvyslanci firmy musí mít proto dostatek informací, jen tak se může vytvořit základ pro další úspěšný rozvoj společnosti.
Follow
